Oleh: Muhammad Bahrudin

Pustakawan di Badan Standardisasi Nasional

the-word-performance-in-a-book
Pentingnya mengukur kinerja Perpustakaan Nasional | Sumber gambar: embercarriers.com

Ulasan tentang indikator kinerja perpustakaan (library performance indicator) selalu menjadi topik yang menarik di kalangan pustakawan maupun pegiat perpustakaan. Topik ini sudah jamak dibicarakan, baik dalam diskusi atau seminar kepustakawanan, makalah-makalah dan jurnal tentang perpustakaan maupun dalam artikel-artikel di internet. Salah satu tools yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan adalah ISO 11620:2008, Information and documentation – Library performance indicators yang saat ini sudah direvisi dengan ISO 11620:2014. Standar tersebut dapat diimplementasikan untuk semua jenis perpustakaan.

Dalam artikel ini, penulis akan memperkenalkan satu standar yang lebih spesifik menyajikan indikator kinerja bagi perpustakaan nasional yaitu ISO/TR 28118:2009, Information and documentation – Performance indicator for national libraries. Artikel ini ditujukan sebagai informasi bagi masyarakat, khususnya akademisi bidang perpustakaan dan ilmu informasi, pustakawan, praktisi perpustakaan dan tentunya bagi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI, Perpusnas RI) dalam kaitannya untuk memperkaya khasanah referensi pengukuran kinerjanya di masa lalu, kini maupun masa yang akan datang sebagai bagian proses manajemen perpustakaan berkelanjutan.

ISO/TR 28118:2009 merupakan suatu laporan teknis yang menyajikan indikator-indikator kinerja untuk perpustakaan nasional dan metode pengukurannya. Standar ini dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi perpustakaan nasional. Selain itu, indikator kinerja ini juga harus berkaitan dengan perencanaan perpustakaan yang tersistematis. Sebagai sebuah alat perencanaan dan evaluasi perpustakaan, sesuai ISO/TR 28118, indikator kinerja memiliki tiga prinsip tujuan, yaitu:

  1. memfasilitasi pengawasan dalam proses manajemen;
  2. menyajikan dasar untuk referensi dan berdialog antara staf perpustakaan, penyedia anggaran dan komunitas pengguna; dan
  3. menyajikan kinerja perpustakaan dan layanan informasi dalam analisis komparatif yang setara dengan misi atau tujuan perpustakaan nasional.

Indikator Kinerja Perpustakaan Nasional RI

Saat ini Perpustakaan Nasional RI tentunya memiliki metode dan alat pengukuran indikator kinerjanya sendiri. Berdasarkan Rencana Strategis Perpustakaan Nasional RI 2015-2019 misalnya, Perpustakaan Nasional RI memiliki 6 sasaran strategis yang menjadi indikator kinerjanya. Sementara itu, sebagai contoh indikator kinerja yang diukur tahunan dapat dilihat pada Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Perpustakaan Nasional RI Tahun 2015. Dalam LAKIP 2015 tersebut, terdapat 3 sasaran strategis dalam perjanjian kinerjanya yang kemudian dijabarkan ke dalam 8 indikator kinerja utama (IKU) dengan targetnya masing-masing. Jika melihat fakta tersebut, memang benar jika dalam ISO/TR 28118 dikatakan bahwa saat ini kebanyakan perpustakaan (dalam hal ini Perpustakaan Nasional) menggunakan variasi indikator kinerja yang terlalu luas, kurang spesifik. Hal ini berdampak pada kekurangterukuran kinerja Perpustakaan Nasional yang sesungguhnya secara efektif dan komprehensif. Memang jika dirunut secara lebih lanjut hal ini juga akan mengarah dan dikembalikan pada proses perencanaan dan penentuan sasaran strategis Perpustakaan Nasional di bagian awalnya. Oleh karena itu, melalui artikel ini penulis mencoba memberikan referensi bagi proses manajemen yang ideal bagi Perpustakaan Nasional dalam kaitannya dengan indikator kinerjanya.

Indikator kinerja perpustakaan nasional yang disajikan dalam ISO/TR 28118 diantaranya merupakan adaptasi dari butir-butir indikator kinerja dalam ISO 11620 yang sesuai dengan tugas-tugas perpustakaan nasional. Selain itu, standar ini juga menyajikan indikator kinerja baru yang telah digunakan atau diuji oleh perpustakaan nasional tetapi belum tercakup dalam ISO 11620. Penyajian indikator kinerja dalam standar ini sesuai dengan tujuan utama perpustakaan nasional yang telah ditentukan sebagai berikut:

  1. Membangun koleksi nasional (building the national collection);
  2. Membuat layanan yang aksesibel (making the services accessible) melalui: a) katalogisasi (cataloguing); b) akses cepat dan mudah (quick and easy access); c) penggunaan (usage); dan d) digitalisasi (digitization);
  3. Menyediakan layanan referensi (offering reference services);
  4. Membangun potensi untuk pembangunan (building potential for development);
  5. Pelestarian koleksi (preserving the collection); dan
  6. Pengelolaan yang efisien (managing efficiently).

Berikut adalah daftar indikator kinerja perpustakaan nasional menurut ISO/TR 28118:2009;

No. Layanan, aktivitas / aspek yang diukur Indikator kinerja Adaptasi dari ISO 11620 butir;
1 Membangun koleksi nasional (building the national collection); 1) Persentase terbitan nasional yang diakuisisi Perpustakaan Nasional (percentage of national publications acquired by the national library)
2) Persentase ketersediaan judul terbitan nasional yang dibutuhkan dalam koleksi (percentage of required national imprint titles in the collection) B.1.1.2
2 Membuat layanan yang aksesibel (making the services accessible): Katalogisasi 3) Persentase entri baru dalam bibliografi nasional (percentage of new entries in the national bibliography)
4) Persentase bahan pustaka langka yang aksesibel via katalog online (percentage of rare materials accessible via web catalogues)
3 Membuat layanan yang aksesibel (making the services accessible): Akses cepat dan mudah 5) Waktu median pengolahan dokumen (median time of document processing) B.3.2.2
6) Ketepatan pengerakan (shelving accuracy) B.1.2.1
7) Waktu median temu kembali dokumen dari koleksi tertutup (median time of document retrieval from closed stacks) B.1.2.2
8) Kecepatan pinjam antarperpustakaan (speed of interlibrary lending) B.1.2.3
9) Akses langsung dari beranda website perpustakaan (direct access from the homepage)
4 Membuat layanan yang aksesibel (making the services accessible): Penggunaan 10) Penggunaan publikasi luar negeri yang diakuisisi dalam 3 tahun terakhir (usage of foreign publications acquired during the last 3 years)
11) Biaya per unduh per sumber elektronik (cost per download per electronic resource) B.3.1.3
12) Tingkat keterisian kursi (public seating occupancy rate) B.2.3.1
13) Kehadiran pemustaka per acara (number of attendances per cultural event) B.2.2.5
14) Kepuasan pengguna (user satisfaction) B.2.4.2
5 Membuat layanan yang aksesibel (making the services accessible): Digitalisasi 15) Jumlah dokumen yang didigitalisasi per 1000 dokumen dalam koleksi (number of documents digitized per 1 000 documents in the collection)
16) Persentase dokumen yang didigitalisasi per koleksi khusus (percentage of documents digitized per special collection)
17) Jumlah konten yang diunduh per dokumen yang didigitalisasi (number of content units downloaded per document digitized)
6 Menyediakan layanan referensi (offering reference services) 18) Tingkat kebenaran jawaban yang diberikan (correct answer fill rate) B.3.3.2
19) Kecepatan transaksi referensi ( speed of reference transactions)
7 Membangun potensi untuk pembangunan (building potential for development) 20) Persentase staf yang bertugas di layanan elektronik (percentage of library staff providing electronic services) B.4.2.1
21) Jumlah jam kehadiran dalam kegiatan pelatihan resmi per staf (number of attendance hours at formal training lessons per staff member) B.4.2.2
22) Persentase sarana yang diterima dari hibah khusus atau usaha komersil (percentage of library means received by special grant or income generated) B.4.3.1
23) Persentase staf yang terlibat dalam kerjasama/proyek nasional dan internasional (percentage of staff in national and international cooperation and projects)
8 Pelestarian koleksi (preserving the collection) 24) Persentase koleksi yang dalam kondisi stabil (percentage of the collection in stable condition)
25) Persentase semua bahan pustaka yang memerlukan penanganan konservasi/restorasi yang telah menerima penanganan (percentage of all materials needing conservation/restoration treatment that received such treatment)
26) Persentase ruang penyimpanan yang memiliki lingkungan yang sesuai (percentage of storage space which has an appropriate environment)
9 Pengelolaan yang efisien (managing efficiently) 27) Biaya staf per judul yang dikatalog (staff costs per title catalogued)
28) Biaya staf per peminjaman (staff costs per loan) B.3.1.1
29) Produktivitas staf dalam pengolahan media (employee productivity in media processing) B.3.3.4
30) Produktivitas staf dalam layanan peminjaman dan pengiriman (employee productivity in lending and delivery services)


Penutup

Berdasarkan ISO/TR 28118 terdapat 30 indikator kinerja perpustakaan nasional yang dapat diukur. Namun demikian, kita tidak harus menggunakan semua indikator tersebut karena tetap harus menyesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan Perpustakaan Nasional kita. Akantetapi, paling tidak dari semua indikator kinerja yang disajikan tersebut dapat memberikan gambaran lain mengenai bagaimana mengukur kinerja Perpustakaan Nasional dengan cukup komprehensif di segala aspek. Dalam artikel ini, penulis belum menyajikan metode pengukuran untuk masing-masing indikator kinerja sebagai efisiensi penyajian tulisan. Penulis akan menyajikan metode pengukuran untuk setiap indikator kinerja pada tulisan selanjutnya. Sebagai catatan, bahwa jika Perpustakaan Nasional RI memiliki iktikad mengimplementasikan standar ini sebagai tools pengukuran kinerjanya dalam rangka perencanaan dan evaluasi, maka diperlukan komitmen instansi yang kuat dan dukungan semua level manajemen yang baik. Selain itu, dalam hal ini akan dibutuhkan metode pendokumentasian kinerja dan pengelolaan data yang lebih konsisten, masif dan tersistematis.

Bibliografi

IFLA. (2006). Performance indicators for national libraries: A list of possible indicators, taken from the new draft of the standard ISO 11620 and from practical examples tested by national or regional libraries. http://www.ifla.org/archive/VII/s1/pub/s1-PerformanceIndicators2006.pdf . Diakses tanggal 15 Februari 2017.

ISO. (2009). ISO/TR 28118:2009, Information and documentation – Performance indicator for national libraries. Geneva: ISO

ISO. (2014). ISO 11620:2014, Information and documentation – Library performance indicators. Geneva: ISO

Perpustakaan Nasional RI. (2016). Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Perpustakaan Nasional RI 2015. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI

Perpustakaan Nasional RI. (2015). Rencana strategis Perpustakaan Nasional RI 2015-2019. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI

Advertisements