Arsip dan Rekod, Standardisasi

Standar Sistem Manajemen untuk Rekod

federal-records-management-hero
Implementasi standar Sistem Manajemen untuk Rekod | Sumber gambar: cgi.com

Dalam dunia bisnis, perusahaan dituntut untuk mengelola bukti-bukti transaksi kegiatannya secara efektif. Hal itu terkait pula dengan adanya tekanan dari regulator yang mewajibkan perusahaan untuk memberikan informasi  dalam rangka transparansi, efisiensi, akuntabilitas, manajemen risiko dan keberlangsungan bisnis. Setiap perusahaan tentu menciptakan dan mengendalikan rekod sebagai bukti transaksi dalam rangka mencapai tujuan. Maka dari itu, diperlukan suatu sistem manajemen untuk mengelola rekod yang diarahkan untuk dapat mendukung kebutuhan tersebut. Lebih lanjut, diperlukan suatu standar sistem manajemen untuk mengelola rekod-rekod di dunia bisnis ini.

Standar yang dapat digunakan diantaranya yaitu seri ISO 30300;

  • ISO 30300:2011, Information and documentation – Management systems for records – Fundamentals and vocabulary,
  • ISO 30301:2019, Information and documentation – Management systems for records – Requirements, dan
  • ISO 30302:2015, Information and documentation – Management systems for records – Guidelines for implementation

Standar tersebut dikembangkan oleh para expert ISO dari 27 negara di lima benua. Standar tersebut juga dikembangkan agar kompatibel dan melengkapi standar sistem manajemen (management system standard/MSS) lainnya yang telah dikembangkan sebelumnya seperti ISO 9001 (sistem manajemen mutu/SMM), ISO 14001 (sistem manajemen lingkungan/SML) dan ISO/IEC 27001 (sistem manajemen keamanan informasi/SMKI).

Dalam hal ini, ISO 30300 menjadi payung yang mencakup dasar-dasar dan kosakata yang akan dipakai dalam keseluruhan seri standar ini. Oleh karena itu, alangkah baiknya ketika kita ingin memahami ISO sistem manajemen untuk rekod ini (management system for records/MSR, selanjutnya disingkat SMR sesuai terjemahan Bahasa Indonesia), diawali dengan menelaah ISO 30300. Kemudian pada ISO 30301 memberikan persyaratan untuk SMR. Sedangkan sebagai panduan dalam implementasi SMR, dapat menggunakan ISO 30302. Jadi, dapat dikatakan standar SMR ini sudah komprehensif sebagai suatu standar sistem manajemen dalam hal ini untuk pengelolaan rekod di dunia bisnis.

Lebih lanjut, seri ISO 30300 ini menawarkan metodologi untuk suatu pendekatan sistematis dalam penciptaan dan pengelolaan rekod, selaras dengan dengan tujuan organisasi.  Mengelola rekod menggunakan suatu standar sistem manajemen mendukung proses operasional yang hemat biaya (cost-effective), seperti penyimpanan, pencarian informasi, penggunaan kembali informasi, litigasi dan uji kelayakan.

Pengembangan SMR dalam organisasi juga membutuhkan biaya. Biaya pengembangan SMR tergantung pada ruang lingkup implementasi dalam setiap organisasi. Hal itu ditentukan oleh kebutuhan bisnis dan penilaian risiko.

Berbagai faktor di ranah global turut mendorong organisasi, baik profit maupun non-profit, komersil maupun instansi pemerintah, besar maupun kecil untuk mengimplementasikan SMR dalam rangka mengurangi biaya dan meningkatkan respon pada lingkungan eksternal organisasi terkait pengelolaan rekod. Faktor-faktor tersebut diantaranya:

  1. Persaingan yang semakin ketat (commercial competition),
  2. Perubahan teknologi yang mengarah pada implementasi e-commerce dan e-government,
  3. Kecepatan komunikasi dan diseminasi informasi melalui internet,
  4. Meningkatnya kompleksitas peraturan, baik di lingkup lokal, nasional maupun internasional,
  5. Meningkatnya harapan masyarakat bahwa suatu organisasi/perusahaan/institusi harus dikelola secara akuntabel, transparan dan bertanggung jawab sosial,
  6. Risiko tinggi dari lingkungan eksternal termasuk ancaman keamanan dan bencana alam,

Penciptaan rekod (records creation) merupakan bagian integral dari aktivitas, proses dan sistem organisasi. SMR memungkinkan terjadinya efisiensi bisnis (business efficiency), akuntabilitas (accountability), manajemen risiko (risk management) dan keberlangsungan bisnis (business continuity) serta memberdayakan organisasi untuk memanfaatkan nilai sumber daya informasi mereka sebagai asset bisnis, komersil dan juga pengetahuan. Di sisi lain, secara paralel SMR akan berkontribusi pada pelestarian memori organisasi dalam menghadapi tantangan lingkungan global dan digital.

Kemudian, sektor-sektor yang menjadi sasaran bagi seri standar SMR ini termasuk sektor pemerintah, pendidikan, dan industri manufaktur. Perusahaan yang terlibat dalam program tanggung jawab sosial (social responsibility) dan juga sektor telekomunikasi secara spesifik diharapkan dapat memperoleh manfaat dari implementasi standar SMR yang efektif.

Sebagai informasi, pengembangan standar SMR (seri ISO 30300) ini menggabungkan dan berangkat dari pengalaman yang diperoleh dalam penerapan ISO 15489, Information and documentation – Records management yang telah hadir sebelumnya.

Saat ini, seri ISO 30300 masih dalam proses adopsi menjadi Standar Nasional Indonesia (SNI) melalui Komite Teknis 01-05 Dokumentasi dan Informasi. Namun demikian, bagi stakeholder yang ingin mengakses standar tersebut sebagai referensi praktis maupun akademis dapat mengunjungi:


Perpustakaan BSN

Gedung I BPPT, Jalan MH. Thamrin Lantai Dasar dan Mezzanin

T: 021-3917300 (hunting) | F: 021-3927527 | E: dokinfo@bsn.go.id

W: perpustakaan.bsn.go.id | bsn.go.id

Jam layanan: 08.30 s.d. 15.00 WIB


Daftar referensi

ISO. (2011). ISO 30300:2011Information and documentation – Management systems for records – Fundamentals and vocabulary. Switzerland: ISO

ISO. (2019). ISO 30301:2019, Information and documentation – Management systems for records – Requirements. Switzerland: ISO

ISO. (2015). ISO 30302:2015, Information and documentation – Management systems for records – Guidelines for implementation. Switzerland: ISO

Advertisements

1 thought on “Standar Sistem Manajemen untuk Rekod”

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s