Arsip dan Rekod, Standardisasi

Telah Direvisi: SNI Pengelolaan Arsip Sesuai ISO 15489-1:2016

archive-1850170_1920
SNI pengelolaan arsip telah direvisi | Sumber gambar: Pixabay

Setelah melalui proses yang cukup panjang mekanisme perumusan SNI di Badan Standardisasi Nasional (BSN), akhirnya di penghujung 2018 standar pengelolaan arsip telah direvisi. Dengan ditetapkannya SNI 8642:2018 ISO 15489-1:2016, Informasi dan dokumentasi – Pengelolaan arsip – Bagian 1: Konsep dan prinsip melalui Surat Keputusan Kepala BSN No. 467/KEP/BSN/12/2018, sekaligus merevisi SNI 19-6962.1-2003, Dokumentasi dan informasi – Manajemen rekaman – Bagian 1: Umum.

Membaca informasi tersebut, tentu menghadirkan pertanyaan publik terkait standar pengelolaan arsip ini, diantaranya:

  • Mengapa SNI versi revisi penomorannya berbeda dengan versi revisiannya?
  • Mengapa di SNI terbaru penomorannya ganda?
  • Mengapa di SNI terbaru istilah “manajemen rekaman” berubah menjadi “pengelolaan arsip”?
  • Apa perbedaan konten SNI sebelumnya dengan SNI yang terbaru?

Baik, dalam hal ini penulis akan mengemukaan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut sebaik mungkin agar dapat dimengerti dan tidak timbul kerancuan dalam implementasi standar ini di masa yang akan datang.

SNI revisi berbeda penomoran dengan yang direvisi

(Diupdate pada bagian bawah artikel ini)

Pada versi sebelumnya, standar ini menggunakan nomor SNI 19-6292.1-2003. Secara historis, SNI ini dirumuskan oleh Panitia Teknis 154S, Standar dokumentasi dan informasi dengan penanggung jawab Pusat Standar dan Sistem Mutu – LIPI. Saat ini istilah Panitia Teknis (Pantek) telah diganti menjadi Komite Teknis (Komtek). Pantek 154S saat ini menjadi Komtek 01-05, Dokumentasi dan Informasi dengan sekretariat di PDII – LIPI.

SNI 19-6292.1-2003 merupakan adopsi dari ISO 15489-1:2001, Information and documentation – Records management – Part 1: General. Sistem penomoran SNI ini merupakan sistem penomoran lama berdasarkan Pedoman BSN No. 8 Tahun 2000 tentang Penulisan Standar Nasional Indonesia yang terdiri atas 4 entitas yaitu;

SNI<spasi>K-X-YYYY

Keterangan:

SNI         : Standar Nasional Indonesia

K             : kode bidang

X             : nomor unik

YYYY       : tahun penetapan SNI

Sebagai contoh dalam hal ini: SNI 19-6962.1-2003

Salah satu kelemahan pada sistem penomoran ini adalah jika SNI merupakan adopsi dari standar lain misal; ISO atau IEC, tidak dapat secara langsung diidentifikasi melalui penomorannya.

Oleh karena itu, dalam rangka ketertelusuran dengan standar adopsinya, berdasarkan Peraturan BSN No. 1 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Cara Penomoran Standar Nasional Indonesia (PBSN No. 1/2018) pada poin 5.4, penomoran SNI hasil adopsi identik/modifikasi dari standar/publikasi internasional dengan ketentuan sebagai berikut: (Diupdate pada bagian bawah artikel ini)

SNI<spasi>X<titik dua>YYYY

A<spasi>B<titik dua>ZZZZ

Keterangan:

SNI         : Standar Nasional Indonesia

X             : nomor unik

YYYY       : tahun penetapan SNI

A             : identitas standar/publikasi internasional yang diadopsi

ZZZZ       : tahun publikasi standar/publikasi internasional yang diadopsi

Sebagai contoh dalam hal ini adalah:

SNI 8642:2018

ISO 15489-1:2016

Dibaca: SNI ISO 8642:2018 ISO 15489-1:2016 merupakan adopsi dari ISO 15489-1:2016 yang ditetapkan oleh BSN pada tahun 2018.

SNI terbaru penomorannya ganda

Masih terkait dengan sebelumnya, karena standar ini merupakan SNI adopsi, maka sistem penomorannya sesuai dengan aturan poin 5.4 PBSN No. 1/2018. (Diupdate pada bagian bawah artikel ini)

Perubahan istilah “manajemen rekaman” menjadi “pengelolaan arsip”

Baik SNI 19-6962.1-2003 maupun SNI 8642:2018 ISO 15489-1:2016, keduanya diadopsi secara identik dari ISO 15489-1 dengan metode terjemahan. Dalam artian, langsung ditetapkan sudah dalam versi Bahasa Indonesia.

Jika mengacu pada standar adopsinya, ISO 15489-1 baik yang versi tahun 2001 maupun 2016, keduanya menggunakan istilah yang sama yaitu “records management”. Secara harfiah dapat diterjemahkan menjadi “manajemen rekaman”, dan asumsi sederhana penulis mungkin hal ini yang menjadi rujukan pada versi SNI yang lama. Selain dari perbedaan mendasar dalam ruang lingkupnya.

Pada SNI 19-6962.1-2003, Dokumentasi dan informasi – Manajemen rekaman – Bagian 1: Umum, dijelaskan bahwa standar ini merupakan pedoman bagi organisasi pemerintah atau swasta tentang manajemen rekaman baik yang diciptakan atau yang diterima untuk tujuan pemakaian internal maupun eksternal. Lebih lanjut dijelaskan bahwa di beberapa negara manajemen rekaman juga diterapkan dalam manajemen arsip. Namun pengelolaan arsip bukan cakupan dari standar ini. Dalam standar ini istilah rekaman dipakai untuk menggantikan istilah “records”, rekod atau arsip dinamis. Untuk mempersingkat penyebutan standar ini, penulis akan menggunakan frasa “SNI 6962.1”

Sedangkan pada SNI 8642:2018 ISO 15489-1:2016Informasi dan dokumentasi – Pengelolaan arsip – Bagian 1: Konsep dan prinsip, dijelaskan bahwa standar ini menetapkan konsep dan prinsip utama untuk penciptaan, penangkapan (capture) dan pengelolaan arsip. Untuk mempersingkat penyebutan standar ini, penulis akan menggunakan frasa “SNI ISO 15489-1”. Pengelolaan arsip dalam standar ini dijelaskan meliputi kegiatan;

  1. menciptakan dan menangkap arsip yang memenuhi syarat sebagai bukti kegiatan pekerjaan; dan
  2. mengambil tindakan yang sesuai untuk melindungi keotentikan, keandalan, keutuhan dan ketergunaan arsip sebagai informasi pekerjaan dan syarat untuk menghadapi perubahan dalam pengelolaan arsip sepanjang waktu.

Perbedaan penggunaan istilah dimulai dari penetapan judul, frasa “manajemen rekaman” (SNI 6962.1) dan “pengelolaan arsip” (SNI ISO 15489-1). Penggunaan istilah “manajemen” dan “pengelolaan”, dapat penulis asumsikan sebagai bentuk konsensus pertama dalam proses proses penetapan standar ini.

Dalam KBBI daring, kata “manajemen” dan “pengelolaan” dapat diartikan sebagai berikut:

ma.na.je.men /manajêmèn/

  1. penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran
  2. pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi

kelola » pe.nge.lo.la.an

  1. proses, cara, perbuatan mengelola
  2. proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain
  3. proses yang membantu merumuskan dan tujuan organisasi
  4. proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan

Berdasarkan definisi tersebut, dalam Bahasa Indonesia makna kata “pengelolaan” lebih kompleks daripada “manajemen”. Penulis sepakat dalam hal ini penggunaan istilah “pengelolaan” dipakai sebagai satu entitas dalam penerjemahan “records management” menjadi “pengelolaan arsip” ketimbang opsi lain yaitu “manajemen arsip”. Meski hal ini dapat diperdebatkan dalam ranah akademis, tetapi penggunaan istilah ini, saya rasa lebih tepat.

Kemudian terkait penerjemahan kata “records” menjadi “rekaman” (SNI 6962.1) atau “arsip” (SNI ISO 15489-1), jika mengikuti pola yang sama dengan kata “management” mengenai proses konsensus pemilihan istilah yang tepat untuk terjemahan kata ini, dapat dilihat makna kata dalam KBBI daring sebagai berikut;

rekam » re.kam.an

yang direkam (seperti gambar cetakan, lagu, stensil); hasil merekam: ~ lagu-lagu artis yang terkenal itu sudah beredar di pasaran

ar.sip

  1. dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi
  2. tempat penyimpanan berkas (program atau data) sebagai cadangan
  3. dokumentasi penerbitan pers yang berisikan guntingan-guntingan surat kabar, bahan-bahan referensi, dan foto

Secara definisi harfiah di atas, dapat dilihat bahwa kata arsip lebih komprehensif untuk dipakai dalam terjemahan istilah “records”. Meskipun secara akademis, dapat pula diperdebatkan mengenai asal penggunaan istilah “rekaman” dalam SNI 6962.1 yang dijelaskan bahwa:

Rekaman adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan sebagai bukti dan informasi untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi kerjanya.

Sementara dalam SNI ISO 15489-1, juga dijelaskan bahwa:

Arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima dan diupakara (maintained) sebagai bukti (dokumen dari sebuah transaksi) dan sebagai aset bagi organisasi atau perseorangan, dalam melaksanakan kewajiban hukum atau dalam transaksi pekerjaan.

Jika dianalisis lebih lanjut kedua istilah sesuai standar, baik “rekaman” maupun “arsip” pada intinya adalah sama, bahwa keduanya mengandung unsur; informasi (yang dicipta, diterima dan dipelihara/diupakara), bukti transaksi, sebagai kewajiban hukum.

Satu perbedaan mendasar terkait dua istilah ini dalam standar adalah, pada definisi “arsip” dijelaskan bahwa “arsip sebagai aset informasi bagi organisasi atau perseorangan”.

Dalam hal ini, untuk konteks keberterimaan baik dari sisi bahasa maupun praktis, istilah “arsip” memang menurut penulis lebih tepat digunakan sebagai terjemahan “records”. Istilah “rekaman” secara umum akan lebih berpotensi mengalami kerancuan dan pembatasan ruang lingkup dengan produk-produk rekaman audio, visual dan audio-visual.

Terlepas dari hal itu, di sebuah forum, yang berdiri sekitar akhir tahun 2017, muncul gerakan untuk memperkenalkan satu istilah yang relevan dengan “records”. Secara praktis, dalam beberapa diskusi di forum tersebut, diungkapkan bahwa terjemahan kata “records” bukanlah “arsip” tetapi “rekod”. Melalui forum tersebut, berkembang bahwa kata “rekod” perlu didaftarkan dalam KBBI agar dapat secara absah digunakan untuk menerjemahkan istilah “records” dalam Bahasa Indonesia. Lebih lanjut, dalam forum tersebut juga berkembang isu bahwa di sektor privat lebih dikenal istilah “records” sebagai “rekod” daripada “arsip”. Hal ini didukung dengan fakta bahwa professional yang mengelola rekod di sektor privat diberi nomenklatur; records manager, records specialist, records officer, records staff, digital records, dsb.

Beberapa berpendapat bahwa istilah “arsip” terlalu “sektor publik-oriented”, bahwa penggunaan istilah arsip lebih banyak dipakai oleh nomenklatur unit kerja maupun jabatan di instansi pemerintah; yaitu adanya “unit arsip/kearsipan” dan jabatan “arsiparis”.

Namun demikian, jika ditarik ke ranah politik Bahasa, pemilihan istilah “arsip” ini adalah sebuah keniscayaan bahwa dalam kehidupan berbangsa, tentu ada prinsip-prinsip kebahasaan yang harus dipegang teguh oleh segenap warga negara. Bahwa penggunaan istilah baku dan terdaftar untuk suatu standar yang bersifat nasional adalah mutlak. Terlebih dalam proses perumusan standar ini telah melewati konsensus (kesepakatan) para stakeholder yang tergabung dalam Komite Teknis 01-05, yang terdiri dari unsur; pemerintah, produsen, pakar (akademisi) dan konsumen serta melibatkan pakar bahasa.

Selain itu, dalam SNI adopsi selalu ditekankan adanya klausul bahwa:

Apabila pengguna menemukan keraguan dalam Standar ini maka disarankan untuk melihat standar aslinya, yaitu ISO 15489-1:2016 dan/atau dokumen terkait lain yang menyertainya.

Sehingga masyarakat tetap memiliki hak untuk mereviu penggunaan standar ini dalam dunia praktis maupun mengkajinya secara lebih komprehensif di dunia akademis.

Apa yang berbeda dari SNI 6962.1 dengan SNI ISO 15489-1?

Untuk membahas perbedaan secara teknis antara kedua standar ini, sepertinya penulis membutuhkan chapter tersendiri agar pembahasan lebih komprehensif. Namun, secara konseptual penulis dapat menyampaikan bahwa:

  1. Secara urgensi, pengelolaan arsip selalu penting dari zaman dulu hingga saat ini,
  2. Alasan utama pengelolaan arsip juga tidak berubah; terkait akuntabilitas, bisnis yang efisien, perlindungan secara hukum, dan kemampuan untuk merekonstruksi masa lalu

Namun demikian, perubahan secara masif terjadi dalam dunia digital yang berpengaruh pada pola transaksi dunia bisnis, berikut bukti-bukti transaksi yang kini berbasis digital. Sementara itu, SNI 6962.1 yang mengadopsi ISO 15489-1:2001 belum memiliki paradigma pengelolaan arsip dalam konteks perkembangan dunia digital. Sehingga pada ISO 15489-1:2016 yang telah diadopsi menjadi SNI 8642:2018 ISO 15489-1:2016 pendekatan baru dalam pengelolaan arsip telah mengakomodir perubahan pada dunia bisnis digital. Jika dalam versi sebelumnya arsip hanya dipandang dalam format dokumen, pada versi terbaru kita dapat melihat arsip dalam berbagai bentuk, baik secara fisik maupun elektronik.

Jika berbicara mengenai konteks arsip elektronik, juga tidak terlepas pada pembahasan mengenai keamanan informasi arsip yang juga disinggung dalam versi terbaru standar ini dengan adanya dukungan sistem kearsipan. Sistem kearsipan dalam SNI ISO 15489-1 dijelaskan sebagai sistem informasi yang menangkap, mengelola dan menyediakan akses ke arsip sepanjang waktu. Sistem kearsipan dapat terdiri atas elemen teknis seperti perangkat lunak, yang mungkin dirancang secara khusus untuk mengelola arsip atau untuk keperluan pekerjaan lain, dan elemen non-teknis lain termasuk kebijakan, prosedur, manusia dan pihak lain, dan tanggung jawab yang dibebankan.

Sebagai penutup bahasan panjang ini, penulis mengungkapkan bahwa konsep dan prinsip yang dijelaskan dalam edisi terbaru SNI ISO 15489-1 dirancang untuk memungkinkan penciptaan, penangkapan, dan pengelolaan arsip di lingkungan baru (digital). Namun, standar ini pun dirancang dengan hati-hati agar tidak mengabaikan kebutuhan lingkungan konvensional berbasis kertas maupun di lingkungan “hybrid”. Semuanya diperlakukan dan berlaku sama berdasarkan standar ini dengan pendekatan yang oleh pihak ISO disebut “technology-agnostic approach”.


UPDATE

Berdasarkan Peraturan BSN No. 12 Tahun 2018 tentang Perubahan atas Peraturan BSN No. 1 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Cara Penomoran SNI, struktur penomoran SNI hasil adopsi identik standar internasional mengalami perubahan, sebagai berikut:

SNI<spasi>A<spasi>B<titik dua>ZZZZ

(Ditetapkan oleh BSN pada tahun YYYY)

Keterangan:

SNI: Standar Nasional Indonesia

A: identitas standar internasional yang diadopsi

B: nomor standar internasional yang diadopsi

ZZZZ: tahun standar internasional yang diadopsi

YYYY: tahun penetapan SNI

Sebagai contoh dalam hal ini adalah:

SNI ISO 15489-1:2016

(Ditetapkan oleh BSN tahun 2018)

 

*CATATAN: Informasi (Ditetapkan oleh BSN tahun YYYY) hanya dicantumkan pada sampul depan SNI (cover) dan Surat Keputusan Kepala BSN mengenai penetapan SNI tersebut. Untuk penggunaan penulisan berita atau rujukan lainnya tidak perlu menyatakan informasi tahun penetapan SNI.


Untuk mengakses standar tersebut sebagai referensi praktis maupun akademis dapat mengunjungi:

Perpustakaan BSN

Gedung I BPPT, Jalan MH. Thamrin Lantai Dasar dan Mezzanin

T: 021-3917300 (hunting) | F: 021-3927527 | E: dokinfo@bsn.go.id

W: perpustakaan.bsn.go.id | bsn.go.id

Jam layanan: 08.30 s.d. 15.00 WIB


Daftar referensi

BSN. (2003). SNI 19-6962.1-2003, Dokumentasi dan informasi – Manajemen rekaman – Bagian 1: Umum. Jakarta: BSN.

BSN. (2018). Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 1 Tahun 2018 tentang Pedoman tata cara penomoran Standar Nasional Indonesia. Jakarta: 2018.

BSN. (2018). Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 12 Tahun 2018 tentang Perubahan atas Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 1 Tahun 2018 tentang Pedoman tata cara penomoran Standar Nasional Indonesia. Jakarta: 2018.

BSN. (2018). SNI 8642:2018 ISO 15489-1:2016, Informasi dan dokumentasi – Pengelolaan arsip – Bagian 1: Konsep dan prinsip. Jakarta: BSN.

Gasiorowski-Denis, E. (2016). Records management in the digital age. Diakses 12 Februari 2016, dari ISO: https: //www.iso.org/news/2016/04/Ref2072.html

ISO. (2016). ISO 15489-1:2016, Information and documentation – Records management – Part 1: Concept and principles. Switzerland: ISO.


Lihat juga: Standar Sistem Manajemen untuk Rekod

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s